Optimalisasi Pengelolaan Arsip Nota Jurnal di KSP Citra Mandiri Jawa Barat sebagai Upaya Meningkatkan Efisiensi Administrasi

Abstract

Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Citra Mandiri Jawa Barat menghadapi tantangan dalam pengelolaan arsip keuangan yang masih dilakukan secara manual, sehingga berisiko menimbulkan kesalahan dan menghambat efisiensi. Adapun untuk mengatasi hal demikian, pengabdian masyarakat ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem pengelolaan arsip digital yang lebih efisien dengan harapan pengelolaan keuangan menjadi lebih cepat, aman, dan transparan sehingga dapat meningkatkan efisiensi, kualitas pelayanan, dan kepercayaan anggota terhadap koperasi. Metode pelaksanaan pengabdian masyarakat dilakukan dalam beberapa tahapan, dimulai dengan pelatihan nota jurnal pada minggu pertama, dilanjutkan dengan pengarsipan data harian dan bulanan, serta pemindaian dokumen untuk arsip digital. Pencetakan data anggota dan pendataan asuransi dilakukan pada minggu keenam hingga ketiga belas dengan adalah menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien, terstruktur, dan mudah dikelola secara mandiri, baik fisik maupun digital. Hasil dari pengabdian masyarakat ini Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Citra Mandiri Jawa Barat mengimplementasikan sistem pengarsipan terstruktur yang dipadukan dengan digitalisasi arsip untuk meningkatkan efisiensi administrasi dan mempertahankan fleksibilitas metode manual. Dengan menyusun SOP dan menggunakan perangkat scanner serta perangkat lunak pengelolaan arsip, koperasi berhasil mengurangi waktu pencarian dokumen, mengoptimalkan ruang penyimpanan, dan meminimalkan risiko kehilangan arsip fisik. Meskipun menghadapi tantangan adaptasi teknologi dan investasi awal, koperasi ini bisa mengatasi hal tersebut melalui pelatihan intensif dan perencanaan anggaran yang bijak. Selain itu, pencetakan dan pendataan anggota yang terorganisir, baik manual maupun digital, juga meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat pelayanan, memperkuat hubungan dengan sesama anggota, serta mengurangi biaya dan kesalahan administratif.